需求分析

近幾十年我們投入巨資大力發(fā)展IT應(yīng)用，已經(jīng)初步建成了各自統(tǒng)一的營業(yè)服務(wù)系統(tǒng)和企業(yè)內(nèi)部信息傳遞管理系統(tǒng)，經(jīng)過多年的運(yùn)行積累，存儲了海量的信息資源。由于歷史原因，這些海量的信息資源管理分散、共享困難，形成彼此隔離的信息孤島。如何科學(xué)管理和合理開發(fā)這些信息資源，尤其是大量的非結(jié)構(gòu)化信息，是國內(nèi)企業(yè)面臨的巨大挑戰(zhàn)。

與此同時，這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)發(fā)起和辦理過程中均需采集大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如用戶的身份信息、財產(chǎn)信息、檔案合同信息等，并在流程審批和業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)中使用，而這些數(shù)據(jù)需要通過一套集中的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理平臺，實(shí)現(xiàn)其采集、管理及在各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)中共享。

產(chǎn)品價值

文檔集中管理

在線管理所有類型文檔，快速匯總分發(fā)，上傳文件大小不設(shè)限，還能在線預(yù)覽辦公文檔及圖紙、圖片；

無需手動操作，支持將客戶端文檔自動備份到企業(yè)云盤，保留文檔的歷史版本，隨時恢復(fù)誤改、誤刪文件；

多種檢索模式，支持關(guān)鍵詞搜索、文檔分類檢索、元數(shù)據(jù)檢索等，支持用戶在海量數(shù)據(jù)中快速查找；

支持存儲空間按需分配、彈性擴(kuò)容，多重容災(zāi)備份、硬盤加密存儲、避免數(shù)據(jù)存儲風(fēng)險。

文檔權(quán)限管理

維護(hù)文檔的多級權(quán)限體系，可設(shè)置文檔的只讀、下載、拷貝、編輯、打印等權(quán)限，支持對非權(quán)限內(nèi)的文檔進(jìn)行借閱；

工作過程中的所有信息，都將自動匯聚到云存儲之中，并且有嚴(yán)格的授權(quán)保護(hù)以及完整的訪問記錄，安全可靠，永不丟失；

支持多工作區(qū)管理，可以為業(yè)務(wù)相對獨(dú)立的各個事業(yè)部設(shè)置相對獨(dú)立的工作區(qū)，保證業(yè)務(wù)的獨(dú)立性；

多級訪問權(quán)限、兩級回收站、系統(tǒng)審計日志和統(tǒng)計報告，讓企業(yè)云盤安全、可控、可追溯。

超大文件極速傳遞

用戶可制作文檔的安全鏈接，發(fā)送給同事或企業(yè)外的第三方，降低了文檔在網(wǎng)絡(luò)上的傳輸量，并提高了文檔的安全性；

鏈接可設(shè)置訪問密碼和有效期，設(shè)置權(quán)限為只讀、下載或打印，以及允許操作的次數(shù)，云平臺會保留文檔的操作日志；

可將公開的文檔發(fā)布到企業(yè)網(wǎng)站，無需帳號密碼，即可匿名訪問特定的文檔或文件夾；

安全鏈接與郵件、短信、即時通訊工具有機(jī)整合，自動發(fā)送云盤消息。

移動辦公

支持Android、iOS、Windows等多種主流終端，隨時隨地訪問、查詢云端文檔，輕松實(shí)現(xiàn)移動辦公；

跨終端智能同步，各平臺文檔與云端自動保持一致，用戶在任一設(shè)備對文檔進(jìn)行增刪或評論，都會實(shí)時更新到其他設(shè)備；

社交化分享，可隨時隨地通過郵件、短信、微博、微信等方式快速將文件分享給他人。

團(tuán)隊協(xié)作

支持多組織協(xié)作、項目團(tuán)隊協(xié)作，以及與第三方合作伙伴臨時組建文檔共享空間，快速分享文檔、協(xié)同辦公，提高工作效率；

多方對同一文檔修改后，會生成多個歷史版本，可任意追溯。用戶可通過評論功能交換協(xié)作意見，或者訂閱自己關(guān)心的文檔；

發(fā)起文檔流程，審批或會簽一份文檔/圖紙；

Outlook 延伸功能插件，幫助用戶將郵箱里的郵件、聯(lián)系人快速備份到云端。

企業(yè)知識文檔庫積累與應(yīng)用

知識管理—獲取、查詢與統(tǒng)計

文檔知識管理提供精細(xì)、準(zhǔn)確、與企業(yè)貼切的知識分類管理。在文檔保存到知識庫里時，系統(tǒng)保留文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時間、修改時間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對文檔的補(bǔ)充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。

更重要的是，為企業(yè)提供了可定制的知識分類管理模式，企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置文檔類型，例如銷售合同、財務(wù)報表、研究報告、客服跟蹤表。一個類別為“合同”的文檔可以包括“業(yè)主”、“合同金額”、“項目代碼”和“項目日期”等屬性，當(dāng)最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進(jìn)行搜索，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

知識目錄瀏覽

文檔知識管理系統(tǒng)協(xié)助企業(yè)科學(xué)的、規(guī)范的存儲知識，可按主題層級快速找到自己所需的知識。每個層次都針對更精細(xì)、更集中的內(nèi)容。“知識樹”支持無限層次的文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)。

元數(shù)據(jù)管理

系統(tǒng)具有強(qiáng)大的元數(shù)據(jù)管理的功能。在文檔保存到知識庫里時，系統(tǒng)將自動獲取文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時間、修改時間，分類等各種元數(shù)據(jù)。這些文檔的屬性信息是對文檔的補(bǔ)充說明，同時這些信息也可以用于文檔的搜索。在這些常規(guī)元數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，文檔知識管理系統(tǒng)還提供了可擴(kuò)展、可重復(fù)利用的元數(shù)據(jù)管理功能。用戶根據(jù)實(shí)際需求自定義文檔屬性，在后臺設(shè)定元數(shù)據(jù)之后，再將元數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)到文檔上。可根據(jù)元數(shù)據(jù)設(shè)定搜索條件，更快、更準(zhǔn)確地找到信息。

文檔索引卡 – 領(lǐng)先的元數(shù)據(jù)管理模型

企業(yè)可根據(jù)業(yè)務(wù)設(shè)置文檔類型，關(guān)聯(lián)多個元數(shù)據(jù)，例如銷售合同、財務(wù)報表、研究報告、客服跟蹤表。一個類別為“合同”的文檔可以包括“業(yè)主”、“合同金額”、“項目代碼”和“項目日期”等元數(shù)據(jù)（文檔屬性），當(dāng)最終用戶上傳文檔的時候，可以選擇“合同”索引卡模板并填入各個屬性的值。在完成索引之后，用戶可以基于這些屬性進(jìn)行搜索。

知識定位 - 文檔自動編號

用戶在填寫文檔類型的屬性時，系統(tǒng)能夠根據(jù)用戶需要對文檔進(jìn)行自動編號，如合同文檔可以定義文檔編號為：合作單位+時間+合同序號，系統(tǒng)根據(jù)用戶的定義自動生成文檔編號，方便用戶在需要時精確查詢到需要的文檔。

知識鏈接 （CURL）

CURL （Content URL）是HOLA知識管理軟件特有的一種鏈接，每個上傳到系統(tǒng)里的文檔都會被自動分配一個CURL。用戶可以通過這個CURL直接找到相對應(yīng)的文檔。無論文檔經(jīng)過幾次修改，該文檔的CURL始終指向最新版本。文檔所有者還可以在文檔的安全性里面設(shè)置匿名訪問形式，便于讓非用戶也能通過點(diǎn)擊CURL的方式來訪問該文檔。

用戶可以將CURL做為傳遞知識的手段，所有的文檔存放在知識庫，不再需要通過郵件附件來轉(zhuǎn)發(fā)文檔，能夠很好地對文檔的版本進(jìn)行管理，也可以有效地減少網(wǎng)絡(luò)上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

知識訂閱

文檔知識管理系統(tǒng)為用戶提供了主動獲取知識的便捷方式。用戶可對自己所關(guān)心的文檔進(jìn)行訂閱，當(dāng)其他組員對被訂閱的文檔有任何新的貢獻(xiàn)時，系統(tǒng)會自動發(fā)出通知。

關(guān)鍵字查詢、全文檢索

提供多種搜索手段，對文檔進(jìn)行模糊查詢、精確查詢、索引卡查詢。

知識管理軟件的搜索結(jié)果可以根據(jù)企業(yè)需求定制多種顯示形式：

Baidu 快照的方式顯示 – 便于根據(jù)內(nèi)容快速定位；

基于訪問控制的文檔列表 – 安全查詢；

檢索功能和權(quán)限設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)掛鉤，檢索結(jié)果和用戶權(quán)限匹配，對沒有閱讀權(quán)限的文檔即使文檔存在也搜索不出

帶有部分訪問控制的檢索 – 便于知識借閱；

檢索結(jié)果顯示所有相關(guān)的文檔，但是沒有相關(guān)閱讀權(quán)限，即使知道文檔的存在也打開不了文檔

知識類型檢索

還人性化地提供了自定義搜索功能，在用戶上傳文件時進(jìn)行分門別類，諸如銷售合同、財務(wù)報表、研究報告、客服等多種屬性，在精確查找的結(jié)果上力求精益求精。

智能文件夾（知識自動歸檔）

知識管理軟件在每個工作協(xié)作區(qū)創(chuàng)建特定的智能文件夾，將文檔上載到此智能文件夾，并指定文檔類型，輸入屬性值，系統(tǒng)將根據(jù)文檔的屬性值自動將其歸檔到智能文件夾規(guī)則所指定的文件夾下。智能文件夾規(guī)則是以自定義屬性為基礎(chǔ)動態(tài)定義文檔歸檔條件和目標(biāo)文件夾，通過對自定義屬性進(jìn)行判斷，得出是否復(fù)合條件以及是否存在要?dú)w檔的文件，進(jìn)而產(chǎn)生相應(yīng)的歸檔行為。

同時，智能文件夾可以綁定一個郵件地址，向這個地址發(fā)送帶有文檔附件的郵件，系統(tǒng)自動將文檔附件從郵件中拆分出來，保存到智能文件夾中。 

知識交叉引用

文檔知識管理軟件能夠?qū)⑽臋n與相關(guān)文檔、圖紙及附件進(jìn)行連接管理，比如研究報告和參考文獻(xiàn)之間建立連接，易于用戶找到相關(guān)信息。

知識資源的統(tǒng)計分析

文檔知識管理系統(tǒng)通過創(chuàng)建人員、創(chuàng)建時間、文檔類型、位置、狀態(tài)等的分析，可獲得如下信息：

員工的知識貢獻(xiàn)度，可激勵知識貢獻(xiàn)

用戶訪問情況的分析

通過各個時間段、各用戶對知識庫各個部分的訪問情況的分析，獲得：

哪些文檔受歡迎

哪些人員經(jīng)常使用文檔等信息

系統(tǒng)的整體使用情況

各個月的訪問情況變化